Luca Massimo Giazzon
Project Manager | PMP®| UNI 11648 | Consulente | Formatore Accreditato ISIPM® e docente del Master Project Management Professional.
Il successo di qualsiasi progetto dipende dalla capacità di un project manager di possedere un approccio metodico specifico. La maggior parte dei project manager sa che la gestione del flusso di lavoro, è importante, ma come farlo correttamente spesso non è così scontato.
Il nostro docente Luca Massimo Giazzon ci illustra i 10 migliori suggerimenti (+ 1) per la gestione dei progetti e come creare una struttura di lavoro efficace per la gestione di progetti vincenti.
1° Identificate gli stakeholder
Se non identificate gli stakeholder vi mancherà un pezzo fondamentale del progetto. Infatti senza di loro non riuscirete mai ad identificare i requisiti del progetto.
Gli stakeholder possono essere interni-esterni e positivi o negativi. Individuare ad esempio il loro grado di potere ed influenza vi permetterà di gestirli con più «facilità».
2° Coinvolgete gli stakeholder
Una volta identificati occorre creare una vera e propria strategia su come coinvolgerli in modo che non vi «scoppino in mano».
Sapere come i vari stakeholder si relazionano al progetto vi permetterà di agire in modo più efficacie.
3° Definite e controllare l’ambito
Una volta che avete raccolto le aspettative degli stakeholder, queste vanno «tradotte» in requisiti. I requisiti vi permettono di creare l’ambito, ovvero tutto il lavoro che dovete fare e solo quello. Ricordiamoci che definire l’ambito è una delle cose più difficili da fare.
L’ambito va controllato per evitare lo scope creep (il suo allargamento incontrollato) e il gold plating (aggiungere qualcosa per abbellire il prodotto, magari aggiungendo nuove funzionalità che nessuno ha chiesto).
4° Scomponete il lavoro per fasi e per deliverable
Per meglio gestire il lavoro di progetto lo dovete dividere in piccoli pezzi, in modo che siano più facili da gestire.
Creare una WBS per fasi, immaginando di ideare una sorta di film del lavoro che dovete fare, dall’inizio alla fine. E la WBS per deliverable da intendere come una scatola che conterrà tutti i deliverable che dovete creare.
Il consiglio che posso dare è di farle entrambe, questo potrebbe aiutarvi per realizzare se avete dimenticato qualcosa.
5° Il gantt serve solo per comunicare
Lo so che gli strumenti di project management vi fanno vedere il gantt, ma questi strumenti lavorano secondo il percorso critico e la catena critica.
Il primo passo da fare, dopo aver suddiviso i work package è quello di creare il reticolo logico, ovvero collegare tra loro le varie attività, secondo un nesso temporale e logico, inserendo la durata delle attività (Percorso critico).
Successivamente inserite anche le risorse, con le loro disponibilità (Catena Critica). Solo adesso potete trasformare tutto in gantt, ma ripeto solo per comunicare, infatti il gantt è uno strumento statico.
6° Dovete lavorare con le durate non con l’effort
Spesso si vedono schedulazioni fatte senza tener presente la disponibilità delle risorse, quindi sono schedulazioni inutili.
Ci dobbiamo ricordare che l’effort è lo sforzo richiesto per portare a termine una determinata attività, la durata è quanto tempo ci metteremo a concluderla. Se abbiamo un’attività con effort previsto di 10 giorni e la mia risorsa, da calendario, potrà lavorarci solo part-time, la durata di quella attività sarà di 20 giorni.
Ricordate sempre di chiedere o verificare il calendario delle risorse.
7° Identificate ruoli e responsabilità
Definire ruoli e responsabilità è fondamentale quando si parla di progetto.
Quando definiamo ruoli e responsabilità non facciamo riferimento ad uffici (es. qualità), ma alle persone specifiche (Marco dell’ufficio qualità).
La matrice RACI vi permette di individuare il tipo di relazione che esiste tra la risorsa e l’attività.
- Responsible = colui che ha in carico il lavoro a livello operativo.
- Accountable = colui che ci mette la faccia.
- Consulted = la persona che è stata consultata.
- Inform= la persona che è stata informata.
La definizione di ruoli e responsabilità vi permette di mitigare i conflitti tra le risorse.
8° Create il registro delle comunicazioni
Ogni stakeholder avrà delle necessità diverse nella comunicazione, nello scambio di informazioni. Creare un registro vi faciliterà il compito.
Chiedete al destinatario quale sia il modo migliore (formato, frequenza, che cosa vuole gli venga comunicato, ecc) di ricevere le informazioni.
Anche la comunicazione va monitorata per capire se il nostro piano sta raggiungendo il suo obiettivo, ovvero la soddisfazione degli stakeholder.
9° Prima il risk management e poi il problem solving
Diamo troppa importanza al problem solving e molto poco all’identificazione dei rischi.
Identificare i rischi vi permette di individuare delle azioni preventive o correttive per tempo, insomma vi farete trovare preparati.
Il tempo che dedicherete alla corretta gestione dei rischi lo guadagnerete lungo tutto il progetto.
10° Individuate l’approccio corretto
Scegliere se gestire un progetto in modo predittivo, agile o ibrido è estremamente importante. Per scegliere l’approccio “migliore” potete porvi delle domande:
- Quanto è stabile il contesto?
- I requisiti possono essere definiti tutti all’inizio
- Quanto è rigida la burocrazia in azienda?
- Le normative di riferimento sono stringenti?
11° Create il registro delle lesson learned
Non ha senso ogni volta inventare la ruota. Il registro serve sia per voi, nei progetti futuri, sia per l’azienda stessa.
In questo registro troveremo cosa abbiamo imparato, come abbiamo risolto una questione, come abbiamo affrontato un conflitto, ecc.
Insomma un tesoro di inestimabile valore.
