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Come si costruisce il budget del personale

La gestione efficace del budget delle risorse umane è cruciale per il successo di un’azienda. Le risorse umane costituiscono il vero motore di un’impresa e il loro costo rappresenta una delle voci più significative nell’ambito dei costi aziendali. L’analisi dei costi del personale è fondamentale per la costruzione del budget, che a sua volta guiderà la strategia di sviluppo dell’azienda.

Avere il pieno controllo di ogni aspetto relativo al costo del lavoro permette al management di configurare determinate azioni:

  • una migliore organizzazione del comparto produttivo,
  • la revisione degli elementi retributivi,
  • l’incremento dell’organico nelle aree che necessitano di un maggior supporto,
  • la riduzione del personale se necessario,
  • l’impiego di differenti forme di ammortizzatori sociali.

In questo articolo, esamineremo in dettaglio i principali fattori che incidono sul budget del personale. Esploreremo le varie componenti coinvolte nella gestione delle risorse umane, analizzando come ciascuna di esse possa influenzare la pianificazione finanziaria e operativa dell’azienda.

Cos’è il Budget del personale?

Il budget del personale è uno strumento di programmazione e controllo che fornisce una visione chiara e organizzata dei costi legati alla gestione delle risorse umane all’interno di un’azienda. Questo strumento è fondamentale per il management poiché consente di pianificare, prevedere e monitorare il costo del personale in relazione agli obiettivi aziendali e alle prospettive di sviluppo.

Prevedere l’andamento del costo del lavoro, individuandone le criticità, riveste un’importanza strategica per qualsiasi imprenditore indipendentemente dalla dimensione aziendale. Da un lato, infatti, occorre sottolineare quanto il personale sia una risorsa tendenzialmente rigida, le cui politiche possono manifestare conseguenze ben oltre l’esercizio e, dall’altro lato, il costo del lavoro rappresenta ancora oggi una delle componenti di costo maggiormente impattanti il bilancio aziendale.

Dotarsi di strumenti di controllo e pianificazione direzionale, in grado di proiettare e prevedere nel breve e, addirittura, nel brevissimo periodo, anche il costo del lavoro è diventata una esigenza strategica per molte imprese di dimensioni medie e piccole, sia per rispondere alla maggiore complessità dell’ambiente esterno, sia per non incorrere in tensioni finanziarie che possono impattare sull’operatività dell’impresa.

Secondo l’Associazione Italiana Direttori del Personaleil budget deve essere visto non come un male necessario o esercizio di burocrazia o un esempio dei casi in cui la funzione del personale è un mero tramite fra l’operatività e gli enti amministrativi aziendali, ma come un’occasione per incidere sulle strategie di sviluppo dell’azienda (crescita selettiva delle competenze, allocazione corretta delle politiche di sviluppo, gestione e monitoraggio delle politiche retributive, gestione degli obiettivi collettivi e individuali, gestione dei benefits, ecc)”.

Come per gli altri budget anche in questo caso costruire il budget del personale significa analizzare e aggregare dati storici con dati previsionali, alla luce delle strategie aziendali di più ampio respiro. Gli elementi dipartenza sono i dati storici dei costi sostenuti nel periodo amministrativo precedente che elaborati alla luce degli obiettivi aziendali di medio termine forniranno delle previsioni di investimento sulle risorse umane da impiegare per creare valore.

Come costruire il budget del personale

La costruzione del budget delle risorse umane di solito segue una serie di fasi sequenziali:

Analisi del consuntivo: Questa fase coinvolge l’analisi dei dati storici relativi al personale, consentendo di valutare l’andamento passato dei costi del lavoro e identificare eventuali variazioni rispetto alle previsioni. È cruciale analizzare i dati consuntivi precedenti (storici) per ottenere informazioni di grande importanza, tra cui:

  • Assenze
  • Lavoro straordinario
  • Turnover
  • Ferienze e permessi
  • Altre voci specifiche aziendali

Analisi della composizione dell’organico e determinazione del fabbisogno di manodopera: Qui si valuta la struttura attuale del personale dell’azienda e si stabilisce quante risorse umane saranno necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali futuri. Ciò può includere la pianificazione delle assunzioni, delle promozioni e delle eventuali riduzioni del personale.

Analisi degli elementi contributivi e retributivi: In questa fase si esaminano tutti gli elementi che compongono il costo del lavoro, come stipendi, benefit, contributi previdenziali e assicurativi, tredicesime e quattordicesime. Si determina quindi il costo totale associato a ciascun dipendente.L’azienda deve condurre un’analisi accurata degli elementi che compongono il costo del lavoro in base agli obiettivi, alle esigenze e alle strategie aziendali. Deve tenere conto delle opportunità e della normativa riguardante la flessibilità del lavoro, le incentivazioni all’occupazione, le politiche retributive interne, i programmi di formazione, la contrattazione collettiva, le disposizioni legislative e i contenziosi in atto.

L’analisi degli elementi retributivi includerà:

Obblighi contrattuali
Aumenti periodici di anzianità
Aumenti di retribuzione previsti dai rinnovi contrattuali
Aumenti per la scadenza del CCNL
Incremento delle mensilità aggiuntive
Aumento del periodo di ferie e/o permessi retribuiti
Adesione a fondi di previdenza complementare e/o assistenziale
Costi derivanti dall’assenteismo aziendale
Altri costi derivanti dalla contrattazione collettiva

Applicazione della politica retributiva aziendale: Si applicano le politiche retributive interne dell’azienda, che possono includere aumenti salariali, bonus o incentivi basati sulle performance, e altre forme di compensazione.

Analisi dell’incidenza dei servizi legati al personale e altri costi: Infine, si esaminano i costi aggiuntivi legati al personale, come spese per formazione, trasferte, welfare aziendale e altre prestazioni. Si valutano anche eventuali costi imprevisti e si tiene conto delle politiche retributive interne all’azienda.

Queste fasi sono cruciali per garantire una pianificazione finanziaria ottimale e una gestione efficace delle risorse umane, consentendo all’azienda di mantenere il controllo sui costi del personale e di massimizzare il valore aggiunto derivante dalle risorse umane.

I principali costi che un budget del personale deve necessariamente considerare

Quando si pensa al costo del personale si pensa, in genere, alla somma delle buste paga di tutta la forza lavoro. Sono i cosiddetti “costi diretti”. Tuttavia, ci sono altri costi – di tipo indiretto – di cui è necessario tenere conto quando si stila il budget HR: i contributi previdenziali e assistenziali, il TFR (Trattamento di Fine Rapporto), le tredicesime e le quattordicesime, i benefit, le spese di Recruiting e Onboarding, la formazione, le spese di trasferta, i rimborsi, gli straordinari.

RAL
Il primo costo da considerare, quando si fa il budget HR, è la Retribuzione Annua Lorda. Per ottenerla, bisogna moltiplicare la retribuzione lorda mensile per il numero di mesi che vengono corrisposti al dipendente (dodici + tredicesima e quattordicesima).

Contributi INPS e INAIL
Parte dei contributi previdenziali (INPS) e assicurativi (INAIL) sono pagati dal dipendente, che si vede trattenere una certa cifra dalla busta paga, ma un’altra parte viene pagata dal datore di lavoro. I primi servono a garantire al lavoratore malattia, maternità, pensione e cassa integrazione, i secondi lo assicurano contro infortuni e malattie professionali. In genere i contributi corrispondono al 35% della RAL, ma dipendono dal tipo di attività svolta dall’impresa e dalla qualifica del dipendente.

TFR
Quando un dipendente lascia l’azienda perché si dimette, si licenzia o va in pensione, l’azienda deve liquidarlo, riconoscendogli il Trattamento di Fine Rapporto. Nel Budget HR devono rientrare dunque i TFR di tutti i dipendenti, che si ottengono dividendo la RAL per 13,5.

Tredicesima e quattordicesima
La tredicesima viene corrisposta a tutti i dipendenti nel mese di dicembre. La quattordicesima – versata a luglio – è riservata invece a alcuni settori e ad alcuni CCNL.

Benefit
I benefit si inseriscono nel sistema del welfare aziendale, e servono ad aumentare l’Engagement, la soddisfazione e la fedeltà dei dipendenti. Il loro costo rientra tra i costi indiretti del personale, e può comprendere: assicurazioni mediche private, buoni pasto, costi per la mensa aziendale e per i distributori automatici, auto aziendali, computer, telefoni, contributi per l’istruzione dei figli dei dipendenti, asilo nido aziendale.

Spese di Recruiting e Onboarding
Le attività di Recruiting possono essere gestite internamente oppure affidate in Outsourcing. In entrambi i casi comportano dei costi: il tempo dedicato da chi se ne occupa, l’utilizzo di portali per la pubblicazione degli annunci. In termini di inserimento, invece, bisogna considerare i costi di stage e tirocini, ma anche la formazione e il tutoraggio ai nuovi assunti.

Formazione
Obbligatoria o facoltativa, la formazione del personale è tra le voci da considerare per il budget HR. Bisogna tenere conto della retribuzione dei docenti, del costo per il materiale di supporto e dell’eventuale affitto di aule, ma anche del costo indiretto derivato dalla sottrazione del tempo che i dipendenti dedicherebbero alle loro ordinarie attività.

Infine, a seconda delle dimensioni dell’azienda e del settore in cui opera, potrebbero esserci altre spese: software per la gestione del personale, supporto legale, rimborsi di spese e trasferte, prodotti di consumo usati nei locali aziendali.