Microsoft Project viene spesso associato alla creazione del diagramma di Gantt. È certamente una delle sue funzioni più conosciute, ma ridurre il programma a uno strumento grafico significa utilizzarne soltanto una parte delle potenzialità.
Se impostato correttamente, Microsoft Project può aiutare il Project Manager a pianificare il lavoro, individuare le attività critiche, gestire il carico delle risorse e controllare l’avanzamento del progetto.
Non è il software, però, a garantire la qualità del piano. La differenza dipende dal metodo con cui viene costruito e dalle decisioni che il Project Manager è in grado di prendere a partire dai dati.
Tabella dei Contenuti
Un Gantt ordinato non significa avere il progetto sotto controllo
Inserire un elenco di attività, assegnare alcune date e rappresentare tutto attraverso un Gantt non equivale necessariamente ad avere un vero piano di progetto.
Un piano utile deve permettere di rispondere ad alcune domande fondamentali:
- Quali attività devono essere completate prima che possano iniziarne altre?
- Quali attività influenzano direttamente la data di conclusione del progetto?
- Che cosa accade se una lavorazione accumula ritardo?
- Le risorse disponibili possono sostenere il carico previsto?
- Il progetto sta procedendo secondo il piano iniziale?
- Dove è necessario intervenire?
Se il file non consente di ottenere queste informazioni, rischia di diventare un semplice calendario da aggiornare periodicamente.
1. Costruire una struttura del progetto chiara
Il primo passaggio consiste nel trasformare gli obiettivi del progetto in attività concrete, organizzate e controllabili. Attività troppo generiche non permettono di monitorare correttamente il lavoro; un livello di dettaglio eccessivo, al contrario, rende il piano difficile da gestire e aggiornare.
Prima di aprire il software è necessario chiarire risultati da raggiungere, attività necessarie, milestone, responsabilità e logica complessiva del progetto. Microsoft Project rappresenta il piano, ma non può sostituire il ragionamento necessario per costruirlo.
2. Collegare le attività con relazioni logiche
Le attività di un progetto non sono elementi isolati. Alcune possono iniziare soltanto dopo il completamento di altre; alcune possono procedere parallelamente, mentre altre richiedono anticipi, attese o condizioni specifiche.
Impostare correttamente le dipendenze consente a Microsoft Project di ricalcolare il piano quando cambia la durata di un’attività o si verifica un ritardo.
Uno degli errori più frequenti consiste nell’assegnare manualmente una data di inizio e una data di fine a ogni attività. Si ottiene così un calendario apparentemente ordinato, ma poco dinamico e poco utile per simulare gli effetti dei cambiamenti.
3. Individuare il percorso critico
Non tutte le attività hanno lo stesso impatto sulla durata complessiva del progetto. Alcune possiedono un margine temporale; altre, se ritardano, possono modificare direttamente la data finale.
Il percorso critico aiuta a stabilire le priorità, concentrare il controllo sulle attività più rilevanti, valutare gli effetti di un ritardo e decidere dove intervenire. Può cambiare durante il progetto e deve essere verificato periodicamente.
4. Gestire vincoli e scadenze senza irrigidire il piano
In ogni progetto possono esistere date non modificabili, come scadenze contrattuali, eventi, consegne concordate o adempimenti normativi. Non tutte le date, però, rappresentano veri vincoli.
Imporre troppe date fisse può rendere il piano artificiale e nascondere gli effetti reali dei ritardi. Prima di inserire un vincolo è utile chiedersi se rappresenti un’effettiva condizione del progetto oppure soltanto una previsione.
5. Verificare la disponibilità delle risorse
Un piano può essere corretto dal punto di vista temporale ma impossibile da realizzare dal punto di vista operativo. La stessa persona potrebbe essere assegnata contemporaneamente a più attività oppure avere un carico superiore alla propria disponibilità.
Microsoft Project permette di evidenziare le sovrallocazioni e valutare interventi sulle assegnazioni, sul calendario, sulle priorità o sulla disponibilità delle risorse. Il software segnala il problema; la decisione resta manageriale.
6. Salvare la baseline
La baseline rappresenta il piano approvato e costituisce il riferimento rispetto al quale misurare ciò che accade durante l’esecuzione.
Senza una baseline è difficile comprendere se il progetto stia rispettando tempi e impegni iniziali. Aggiornare il piano non significa cancellare continuamente la previsione originaria, ma registrare ciò che sta accadendo e analizzare gli scostamenti.
7. Aggiornare il piano durante il progetto
Microsoft Project non dovrebbe essere utilizzato soltanto nella fase iniziale. Un file costruito e poi abbandonato perde rapidamente la propria utilità.
L’aggiornamento consente di verificare quali attività sono state completate, quali sono in ritardo, come cambia il percorso critico, se le risorse sono ancora disponibili e quale nuova data di conclusione viene prevista.
Tre errori frequenti nell’utilizzo di Microsoft Project
- Inserire manualmente tutte le date, impedendo al programma di ricalcolare correttamente gli effetti dei cambiamenti.
- Concentrarsi sull’aspetto grafico del Gantt senza verificare dipendenze, percorso critico, risorse e vincoli.
- Costruire il file una sola volta e non aggiornarlo durante l’esecuzione del progetto.
Dal piano alla decisione
Un buon piano non serve a prevedere il futuro con assoluta precisione. Serve a capire che cosa potrebbe accadere e quali decisioni prendere quando le condizioni cambiano.
Se un’attività critica accumula ritardo, il Project Manager deve poterne valutare l’impatto. Se una risorsa è sovraccarica, deve individuare una diversa distribuzione del lavoro. Se l’avanzamento reale è distante dalla baseline, deve comprenderne le cause e decidere come intervenire.
È in questo passaggio che Microsoft Project smette di essere soltanto un programma per creare diagrammi e diventa uno strumento di supporto alla gestione.
Imparare Microsoft Project attraverso la pratica
Conoscere i comandi del programma è importante, ma non sufficiente. È necessario comprendere come utilizzarli all’interno di un processo progettuale reale.
Il corso Executy dedicato a Microsoft Project, con Antonio Giannico, è un percorso pratico per imparare a costruire, aggiornare e controllare un piano di progetto. Attraverso spiegazioni, applicazioni ed esercitazioni, il percorso affronta:
- strutturazione delle attività e delle milestone;
- definizione di durate, calendari e dipendenze;
- gestione di vincoli e percorso critico;
- assegnazione e controllo delle risorse;
- impostazione della baseline;
- aggiornamento dell’avanzamento;
- analisi degli scostamenti e lettura dei dati utili alle decisioni.
Il corso è rivolto a Project Manager, aspiranti Project Manager, componenti dei team di progetto e professionisti che desiderano utilizzare Microsoft Project con maggiore metodo e consapevolezza.
Vuoi ricevere il programma del corso?
Compila il modulo per ricevere programma completo, calendario, quota e modalità di partecipazione. Il team Executy potrà aiutarti a valutare la coerenza del percorso con la tua esperienza e con i tuoi obiettivi professionali.
Richiedi informazioni sul corsoIl software può elaborare il piano.
È la competenza del Project Manager a trasformare i dati in decisioni.